10 giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp kèm Ví dụ cụ thể

Trong nền kinh tế suy thoái như hiện nay, việc cắt giảm chi phí là hoàn toàn cần thiết để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Là một Nhà lãnh đạo, bạn cần đưa ra những phương án phù hợp để quản lý tài chính và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Bài viết này, VAPOR sẽ giới thiệu tới bạn 10 giải pháp cắt giảm chi phí hữu hiệu nhất, kèm những ví dụ minh họa để áp dụng chúng vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình.

1. Tầm quan trọng của việc cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp

Cắt giảm chi phí đóng vai trò quan trọng và mang tính chiến lược trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò của việc cắt giảm chi phí:

• Tăng khả năng sinh lời bằng cách giảm chi phí vận hành và sản xuất, từ đó cung cấp lợi nhuận cao hơn, tạo ra nguồn tài chính cần thiết để tái đầu tư vào doanh nghiệp.
• Cải thiện hiệu quả vốn nhờ việc tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và cắt giảm chi phí không cần thiết tạo điều kiện đầu tư vào các dự án mới hoặc mở rộng quy mô kinh doanh.
• Duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường bởi mức chi phí bỏ ra thấp giúp ổn định giá cả cạnh tranh và tạo thuận lợi trong việc chiếm lĩnh thị trường.
• Tăng cường ổn định tài chính, xây dựng quỹ dự trữ tài chính, đảm bảo sự ổn định trong điều kiện kinh tế không ổn định hoặc khó khăn.
• Tối giản chi phí không cần thiết giúp doanh nghiệp tập trung vào việc phát triển và thúc đẩy đổi mới và sáng tạo, dành cho nghiên cứu và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới.

Tóm lại, việc cắt giảm chi phí không chỉ đảm bảo sự hiệu quả và tăng cường khả năng sinh lời, mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và ổn định trong giai đoạn suy thoái toàn cầu. Điều này đặc biệt quan trọng để đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi thị trường và đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

2. Khi nào doanh nghiệp cần tiến hành cắt giảm chi phí?

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và hợp lý trước khi tiến hành cắt giảm chi phí bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, độ uy tín và doanh thu của doanh nghiệp. Chính vì vậy, quyết định cắt giảm chi phí cần được đo lường dựa trên một quá trình đánh giá kỹ lưỡng và cân nhắc đến tác động trước sau của việc thực hiện.

Doanh nghiệp cần tiến hành cắt giảm chi phí, tối ưu dòng tiền khi:

• Khi doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính, cần các khoản vốn để xoay sở, duy trì sự ổn định và tránh nguy cơ bị phá sản.
• Khi doanh nghiệp muốn tối ưu hóa lợi nhuận và hiệu suất kinh doanh, đơn giản hóa các quy trình vận hành để đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả.
• Khi sự cạnh tranh trong ngành gia tăng, doanh nghiệp cần duy trì sự ổn định của giá cả để đáp ứng nhu cầu của thị trường.
• Khi môi trường kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp cần đánh giá lại chiến lược kinh doanh để thích ứng với tình hình mới.

3. Top 10 cách cắt giảm chi phí hữu hiệu nhất 2023

3.1. Cắt giảm chi phí văn phòng

Tối ưu chi phí văn phòng là một giải pháp đơn giản và hiệu quả để tăng tính cạnh tranh và cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp. Một số biện pháp cắt giảm phải kể đến như:

• Tận dụng tối đa diện tích văn phòng, đánh giá và bố trí lại không gian làm việc để giảm thiểu những diện tích không cần thiết.
• Áp dụng các biện pháp tiết kiệm năng lượng trong văn phòng như sử dụng đèn LED thay thế cho các loại đèn khác, tắt các thiết bị điện khi không sử dụng.
• Giảm thiểu sử dụng giấy và in ấn thay vào đó hãy sử dụng phần mềm Quản lý tài liệu để lưu trữ tập trung và tìm kiếm thông tin một cách thuận tiện.
• Đánh giá và lựa chọn các dịch vụ văn phòng như internet, điện thoại, bảo vệ, vệ sinh… tối ưu và phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp.

3.2. Giảm chi phí sản xuất

Các nhà lãnh đạo cần xem xét và loại bỏ các quy trình rườm rà, không cần thiết đồng thời tối giản hóa quy trình sản xuất để tăng hiệu suất và giảm thời gian làm việc. Bằng cách:

• Tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên liệu khác có chi phí thấp hơn mà chất lượng vẫn đảm bảo đồng thời tăng thêm sự lựa chọn khi thương lượng giá cả với nhà cung ứng.
• Xem xét tối thiểu hóa số lượng nhân viên nếu có thể và thay thế bằng phần mềm Tự động hóa sản xuất giúp tăng năng suất và giảm lãng phí.
• Tiến hành đánh giá và giảm bớt lãng phí trong quy trình sản xuất – sử dụng phương pháp 6 SIGMA để giảm thiểu sự sai lệch trong quá trình sản xuất.
• Áp dụng các quy trình tái chế và tái sử dụng nhằm tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và nguyên liệu cho doanh nghiệp.

3.3. Tối ưu hóa chi phí Marketing

Tối ưu hóa chi phí Marketing là một quá trình liên tục và cần được điều chỉnh, đánh giá thường xuyên để đảm bảo hiệu quả cùng tính cạnh tranh trong lĩnh vực kinh doanh. Một số phương pháp tối ưu chi phí tiếp thị cho doanh nghiệp như:

• Giảm ngân sách tiếp thị bằng cách sử dụng tiếp thị nội bộ, tận dụng đội ngũ In-House thay vì thuê các đơn vị Agency bên ngoài.
• Tận dụng các kênh truyền thông miễn phí: Mạng xã hội, Email Marketing, cộng đồng trực tuyến để giảm thiểu chi phí quảng cáo mà vẫn tăng hiệu quả tiếp cận.
• Chú trọng tạo nội dung hữu ích và có giá trị cho khách hàng từ đó dễ dàng tạo tương tác mà không cần đầu tư nhiều vào quảng cáo trả tiền.

3.4. Giảm chi tiêu tài chính, bảo hiểm 

Để tối ưu các khoản chi tiêu tài chính, doanh nghiệp cần xem xét và so sánh các hợp đồng bảo hiểm, dịch vụ tài chính hiện tại để tìm kiếm những gói ưu đãi có giá cả hợp lý hơn từ các nhà cung cấp khác. Đồng thời, đánh giá lại nhu cầu bảo hiểm của doanh nghiệp và chỉ mua các loại bảo hiểm cần thiết và phù hợp nhất. Ví dụ như bảo hiểm tai nạn lao động, tài sản, bảo hiểm y tế, xã hội, thất nghiệp…

3.5. Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất

Nghiên cứu và so sánh các nhà cung cấp để tìm ra những đối tác có chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý và chiết khấu cao hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đàm phán giá và điều kiện hợp đồng với các nhà cung cấp để thu được các gói ưu đãi cùng mức giảm tốt nhất.

Ví dụ: Một công ty xây dựng nhận thấy giá cả và điều kiện hợp đồng của nhà cung cấp không được tối ưu hóa. Vì thế họ đã tiến hành một cuộc đánh giá chất lượng, giá cả và thời gian giao hàng của các nhà cung cấp tiềm năng. Sau 1 tháng tìm kiếm, công ty phát hiện ra một nhà cung cấp mới có chất lượng sản phẩm tương đương với nhà cung cấp cũ, nhưng giá cả cạnh tranh hơn và cung cấp các chiết khấu hấp dẫn cho số lượng lớn.

3.6. Tối đa hóa các kỹ năng của nhân viên

Quản lý nhân sự luôn là ưu tiên số một trong mọi doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn và xem xét một số yếu tố:

• Đầu tư vào việc đào tạo và phát triển nhân viên để tăng cường kỹ năng chuyên môn, nâng cao năng suất làm việc.
• Xác định và tận dụng những điểm mạnh của từng nhân viên để đặt họ vào vị trí phù hợp nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc.
• Khuyến khích sự học hỏi liên tục cũng như trao đổi kinh nghiệm giữa các nhân viên để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

3.7. Sử dụng chiến lược thời gian hiệu quả

Trong doanh nghiệp lãng phí thời gian cũng như lãng phí tiền bạc, bởi khi bạn quản lý thời gian không hiệu quả sẽ đánh mất đi cơ hội sử dụng thời gian cho những công việc quan trọng, không thể tận dụng tối đa hiệu suất lao động. Vì thế doanh nghiệp cần chú trọng:

• Xác định và ưu tiên các công việc quan trọng, mang tính khẩn cấp để tối ưu hóa sự sắp xếp thời gian làm việc hợp lý, tránh bị quá tải.
• Định kỳ xem xét và đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân, phòng ban để hỗ trợ họ điều chỉnh các phương án khi cần thiết.
• Khuyến khích nhân viên tổ chức công việc thành các nhóm nhỏ và hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian nhất định.

3.8. Luôn quản lý dòng tiền ra vào

Để tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp, nhà quản lý cần lên kế hoạch và theo dõi chặt chẽ dòng tiền thu chi hàng tháng. Nhà lãnh đạo cần xây dựng hệ thống theo dõi và quản lý dòng tiền, quản lý hàng tồn kho để giảm thiểu lãng phí và cắt giảm các chi phí không cần thiết. Luôn điều chỉnh chi tiêu và quản lý dòng tiền chặt chẽ để đảm bảo rằng chi phí bỏ ra không vượt quá nguồn thu của doanh nghiệp.

3.9. Hạn chế đầu tư dàn trải, tập trung vào chất lượng

Để hạn chế đầu tư dàn trải và tập trung vào chất lượng, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương án sau:

• Xem xét các dự án và đầu tư và tập trung vào những dự án có tiềm năng sinh lời cao và chất lượng cao hơn.
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và nguyên liệu để giảm lãng phí và chi phí không cần thiết.
• Khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng đổi mới và cải tiến trong công việc. 

3.10. Ứng dụng công nghệ phần mềm

Tận dụng các ứng dụng miễn phí như Google Docs, Google Sheets và Google Drive để tập trung hóa tài liệu của công ty và cắt giảm việc sử dụng tài liệu giấy cũng như chi phí in ấn. Đồng thời kết hợp sử dụng phần mềm quản lý tài chính hiệu quả cũng là một cách tốt để quản lý dòng tiền, theo dõi thu chi và đưa ra các biện pháp cắt giảm các khoản chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.

4. Những yếu tố cần đảm bảo khi tiến hành cắt giảm chi phí 

Khi tiến hành cắt giảm chi phí trong doanh nghiệp, cần đảm bảo những yếu tố sau để đảm bảo quá trình diễn ra hiệu quả và không ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh:

Không ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm: Trong quá trình cắt giảm chi phí, cần đảm bảo rằng chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Không nên giảm bớt chi phí đến mức ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

Tập trung vào lợi ích dài hạn: Cắt giảm chi phí không chỉ là việc tiết kiệm ngay lập tức mà cần tập trung vào lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp. Đôi khi, việc đầu tư một số chi phí có thể mang lại hiệu quả lớn hơn trong tương lai.

Đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong mọi hoạt động: Trong quá trình cắt giảm chi phí, cần thực hiện một cách minh bạch và công bằng đồng thời giữ cho nhân viên được tham gia vào quyết định và có ý kiến đóng góp.

Đảm bảo đời sống nhân viên không bị ảnh hưởng quá mức: Điều này có thể đảm bảo bằng cách thực hiện các biện pháp cắt giảm một cách công bằng và hợp lý, tránh sa thải quá đà hoặc giảm quyền lợi của nhân viên một cách không công bằng.

5. Thực hiện cắt giảm chi phí nhờ Nghị quyết Chính phủ ban hành

Nghị quyết 139/NQ-CP về Chương trình hành động nhằm cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp, tập trung vào các biện pháp sau:

Cắt giảm các quy định không cần thiết về thủ tục lập quy hoạch
Nghị quyết nhấn mạnh việc loại bỏ các quy định phức tạp, đơn giản hóa điều kiện kinh doanh, đơn giản hóa chế độ báo cáo không cần thiết và gây khó khăn trong việc lập quy hoạch cho doanh nghiệp. Từ đó giúp giảm bớt thời gian và chi phí mà doanh nghiệp phải tiêu tốn để tuân thủ các quy định này.

Tăng cường ứng dụng các phương tiện thanh toán mới, hiện đại
Nghị quyết khuyến khích doanh nghiệp sử dụng các phương tiện thanh toán hiện đại như thanh toán điện tử, thẻ tín dụng, ví điện tử,… Thay vì sử dụng các phương thức truyền thống gây tốn kém, các phương tiện thanh toán mới này giúp tiết kiệm chi phí giao dịch và tăng cường tính tiện lợi.

Xử lý nghiêm hành vi nhũng nhiễu tạo gánh nặng cho doanh nghiệp
Chương trình quyết liệt xử lý các hành vi nhũng nhiễu, tham nhũng gây khó khăn, bất công và tạo gánh nặng cho doanh nghiệp. Điều này giúp tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, minh bạch và công bằng, đồng thời giảm bớt các chi phí bất hợp lý phát sinh từ việc này.

6. Ví dụ về chiến lược cắt giảm chi phí trong các doanh nghiệp

Chuyển đổi công tác và họp trực tuyến: Một số doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ họp trực tuyến và sử dụng các ứng dụng miễn phí như Skype, Zoom hoặc Microsoft Teams để tổ chức cuộc họp và gặp gỡ, giảm bớt chi phí di chuyển và đáng kể tiết kiệm thời gian.

Tối ưu hóa vận hành và quy trình: Các doanh nghiệp đã xem xét lại quy trình làm việc và sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu hóa và giảm thiểu các bước không cần thiết. Việc này vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa tối ưu hóa sử dụng nguồn lực.

Chuyển đổi sang hình thức làm việc từ xa: Một số doanh nghiệp đã áp dụng hình thức làm việc từ xa để giảm bớt chi phí văn phòng và trang thiết bị.