Công cụ quản lý công việc miễn phí – Nên sử dụng hay không?

Quản lý công việc là bài toán nhức nhối cho nhiều nhà quản trị. Để “tranh thủ” từng chút thời gian cho việc tư duy và điều phối dự án, nhà quản trị cần tìm phương pháp tối ưu các công tác, thủ tục, quy trình trong doanh nghiệp, đảm bảo bộ máy hoạt động trơn tru nhất có thể.

Trong bối cảnh thời đại chuyển đổi số, nhiều nhà quản trị đã tìm tới các công cụ quản lý công việc miễn phí với mong muốn giảm thiểu gánh nặng cho chi phí vận hành doanh nghiệp. Thực tế các công cụ này có giúp ích cho doanh nghiệp hay không và làm thế nào để áp dụng hiệu quả nhất? Hãy xem ngay câu trả lời trong bài viết này. 

Công cụ quản lý công việc – Nên hay không nên sử dụng?

Câu trả lời ngắn gọn, là Có.

Với khối lượng công việc đồ sộ thì việc đầu tư vào công tác quản trị công việc, quy trình ngay từ những bước đầu là điều hoàn toàn đúng đắn để tránh lãng phí thời gian, tiền bạc, chất xám trong các giai đoạn sau này.

Nên sử dụng công cụ quản lý công việc để tránh lãng phí

Để có thể làm được điều đó, sử dụng một công cụ quản trị công việc – quy trình là bước đi thiết yếu, bởi công cụ quản lý sẽ mang lại những hiệu quả rõ rệt sau:

Dự toán, lập kế hoạch và theo dõi giám sát

Các công cụ quản lý dự án như công cụ lập kế hoạch dự án, công cụ phân công công việc, công cụ dự toán kinh phí dự án và các sơ đồ ngang GanttChart (dạng sơ đồ dùng để lập kế hoạch và tiến độ dự án) sẽ giúp các nhà quản trị dễ dàng thực hiện các công việc được thiết lập cho từng hạng mục của dự án.

Sơ đồ GanttChart dùng để lập kế hoạch và quản lý công việc dự án

Nhiều nhà quản trị đánh giá rằng công tác khởi tạo và phát triển kế hoạch dự án là khâu quan trọng nhất trong quá trình quản lý và điều phối dự án. Các công cụ sẽ hỗ trợ nhà quản trị định hình rõ ràng mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp.

Phân công và điều phối nhân lực

Trong lĩnh vực quản trị nhân sự, các công cụ quản lý dự án có vai trò vô cùng quan trọng. Sơ đồ Gantt, báo cáo về tiến độ, hiệu suất và chi phí nhân lực sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng phân công công việc và điều phối lịch biểu cho dự án một cách hợp lý.

Đây là điểm mạnh sẽ giúp ích rất nhiều cho các lĩnh vực như xây dựng, sản xuất.

Công cụ quản lý công việc MIỄN PHÍ hay TRẢ PHÍ: Bài toán chi phí của doanh nghiệp

Tùy vào nhu cầu và tình hình thực tế của từng doanh nghiệp mà công cụ miễn phí hoặc trả phí sẽ phù hợp hơn.

Đối với các doanh nghiệp Start-up, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ với số lượng nhân sự không lớn, quy trình không nhiều, không phức tạp và thuần túy chỉ cần một công cụ để hỗ trợ hệ thống thông tin dự án, kết nối nhân viên, thì công cụ miễn phí là một lựa chọn không tồi.

Một vài công cụ miễn phí phổ biến hiện nay có thể kể đến là:

Công cụ quản lý công việc miễn phí Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án cá nhân hoặc đội nhóm, được trình bày theo dạng thẻ với phương pháp kéo-thả. Bạn cần tự định nghĩa các hạng mục, tình trạng công việc hoặc giai đoạn trên các bảng (board) của Trello, ví dụ như tình trạng công việc “Đang hoãn” hoặc các mục phục vụ cho cá nhân như “Danh sách đồ cần mua”.

Công cụ quản lý công việc miễn phí Trello

Các công việc sẽ được thể hiện trong Trello dưới dạng thẻ. Mỗi thẻ bao gồm tên, người được phân công và thời hạn hoàn thành công việc. Người thực hiện được phép gắn tệp đính kèm hoặc hình ảnh lên từng thẻ.

Trello miễn phí vĩnh viễn 10 board đội nhóm, không giới hạn số board cá nhân, số thẻ và số danh sách. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phiên bản trả phí, mức phí cho công cụ này tối thiểu là $9.99 cho một nhân sự trong một tháng.

Công cụ quản lý công việc miễn phí Asana

Asana là một trong những giải pháp quản lý dự án phổ biến nhất tại nước ngoài, được sử dụng rộng rãi tại 192 quốc gia. Ngoại trừ việc Asana chưa có phiên bản tiếng Việt, thì giao diện của ứng dụng này khá gọn gàng và dễ sử dụng.

Công cụ quản lý công việc miễn phí Asana

Để quản lý dự án bằng Asana, bạn cần tạo các bảng theo từng hạng mục và giai đoạn của dự án, sau đó dùng chức năng tổng hợp báo cáo để theo dõi các công việc đã hoàn thành và các công việc cần tập trung lưu ý.

Asana miễn phí cho số dự án không giới hạn, đối với đội nhóm tối đa 15 người. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phiên bản trả phí, mức phí cho Asana tối thiểu là $10.99 cho một nhân sự trong một tháng.

Công cụ quản lý công việc miễn phí Toggl

Toggl Plan là công cụ quản lý dự án hiệu quả giúp tự động hóa quá trình giao việc và dễ dàng kiểm soát các công việc đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành.

Công cụ quản lý công việc miễn phí Toggl

Nếu đội nhóm của bạn thường xuyên hợp tác làm việc chung với các phòng ban, bộ phận khác trong các dự án, đây là công cụ hợp lý để thử.

Toggl Plan miễn phí cho số dự án không giới hạn, đối với đội nhóm tối đa 5 người. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng phiên bản trả phí, mức phí cho Asana tối thiểu là $9.00 cho một nhân sự trong một tháng.

Điểm “trừ” của các công cụ quản lý công việc miễn phí

Đối với các doanh nghiệp lớn, có cơ cấu tổ chức chi tiết và lượng quy trình phức tạp, việc sử dụng công cụ miễn phí không khả thi bởi những giới hạn đối với công tác quản lý dự án chuyên nghiệp:

• Giới hạn số lượng nhân sự. Việc mua riêng lẻ cho số lượng nhân sự lớn của doanh nghiệp lại gây hao phí.
• Giới hạn về mặt kết nối công cụ. Mỗi ứng dụng miễn phí thường giới hạn việc kết nối tài khoản với chỉ 1-2 kênh như Dropbox hoặc Google Drive. Để kết nối thêm với các tài khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng, bạn cần trả phí.
• Giới hạn về tính lưu động. Các ứng dụng miễn phí thường không đảm bảo đủ chức năng giữa các phiên bản điện thoại và máy tính. Một số ứng dụng thậm chí không có phiên bản điện thoại, gây khó khăn khi làm việc ngoài môi trường công sở.
• Giới hạn về thời gian phản hồi sự cố. Khi ứng dụng hoặc phần mềm gặp lỗi, đội ngũ IT luôn ưu tiên xử lý cho các khách hàng trả phí. Thời gian chờ phản hồi sự cố càng dài, doanh nghiệp càng phải chịu thiệt hại lớn.